Depuis son lancement, ChatGPT s’est imposé comme un allié précieux pour les professionnels grâce à sa capacité à répondre à des questions, générer du contenu et automatiser des tâches. OpenAI va encore plus loin avec l’introduction d’une nouvelle fonctionnalité : les tâches. Décryptage d’une innovation qui promet d’optimiser les performances des entreprises.
Les “tâches”, qu’est-ce que c’est ?
Jusqu’à présent, ChatGPT se contentait de répondre à des requêtes isolées, souvent limitées à des contextes courts. Avec les tâches, OpenAI ajoute une dimension inédite : la gestion et le suivi d’objectifs complexes sur le long terme.
Concrètement, la nouvelle fonctionnalité tâches de ChatGPT c’est la possibilité de :
Suivre un objectif précis sur plusieurs interactions, comme la gestion d’un projet ou la planification d’une stratégie.
Se souvenir du contexte, non pas seulement dans une conversation, mais dans le cadre d’une tâche spécifique.
Organiser et hiérarchiser des informations, avec des mises à jour possibles en fonction des retours de l’utilisateur.
Planifier des actions à effectuer avec une certaine récurrence pour une efficacité renforcée notamment en marketing et en communication
Imaginez un assistant personnel virtuel capable de collaborer avec vous jour après jour pour finaliser un rapport, organiser un événement ou coordonner une campagne marketing.
Un boost pour les performances en entreprise
1. Améliorer la gestion de projet
Avec les tâches, ChatGPT peut centraliser toutes les informations relatives à un projet, suivre les délais, et envoyer des rappels. Par exemple, un chef de projet peut demander à l’outil de créer un calendrier, suivre les étapes clés et générer des rapports de progression.
Cas pratique : une PME lance un nouveau produit. ChatGPT peut orchestrer les tâches marketing, rédiger les supports de communication, et organiser les réunions d’avancement.
2. Automatiser des processus répétitifs
Fini les copier-coller interminables ou la perte de temps sur des tâches administratives chronophages. ChatGPT peut désormais gérer des procédures continues : suivi des factures, organisation des données RH ou consolidation des rapports financiers.
3. Collaborer de façon proactive avec les équipes
Grâce aux tâches, ChatGPT peut agir comme un coordinateur au sein d’une équipe, assurant une communication fluide et centralisée. Les utilisateurs peuvent partager les mêmes tâches, facilitant la collaboration entre les services.
4. Personnalisation et continuité
Chaque entreprise a ses besoins spécifiques. Les tâches permettent à ChatGPT de s’adapter aux processus internes et d’enrichir les données au fil du temps, offrant ainsi une solution sur-mesure.
Comment intégrer cette fonctionnalité dans votre entreprise ?
Étape 1 : Identifier les processus clés à optimiser
Avant toute chose, il faut bien comprendre où ChatGPT peut faire une réelle différence. Cette étape consiste à analyser vos activités et repérer les tâches répétitives, chronophages ou sources d’erreurs fréquentes. Une attention particulière doit être portée aux processus qui mobilisent vos ressources humaines sans grande valeur ajoutée.
Questions à se poser :
Quelles tâches opérationnelles ou administratives prennent le plus de temps à vos équipes ?
Y a-t-il des étapes de vos processus qui manquent de fluidité ou souffrent d’un manque de coordination ?
Quelles fonctions de l’entreprise pourraient bénéficier d’un assistant intelligent (RH, marketing, gestion de projet, service client) ?
1. Gestion des plannings et des rendez-vous
Problème : Les responsables passent beaucoup de temps à organiser des plannings complexes, à ajuster les horaires en fonction des imprévus et à communiquer les changements aux parties concernées.Solution ChatGPT :
Création automatique de plannings détaillés en fonction des disponibilités des employés, des contraintes opérationnelles et des priorités.
Envoi de rappels automatisés aux équipes et alertes en cas de conflit d’agenda.
Ajustement en temps réel du planning lorsqu’un imprévu survient, avec reprogrammation des tâches.Impact attendu : Réduction du temps passé sur l’organisation manuelle et une meilleure fluidité dans la gestion des imprévus.
2. Centralisation des données clients (Secteur : Service client ou Commercial)
Problème : Les équipes commerciales et de support client jonglent avec des fichiers Excel, des outils CRM mal optimisés ou des données dispersées dans plusieurs sources, ce qui ralentit la prise de décision.Solution ChatGPT :
Centralisation des données des clients (coordonnées, historique des interactions, préférences) dans une tâche unique.
Génération de rapports de synthèse hebdomadaires ou mensuels pour les managers.
Assistance proactive dans la réponse aux clients, en utilisant les informations centralisées pour personnaliser les interactions.Impact attendu : Amélioration de la qualité du service client et augmentation des opportunités commerciales grâce à une meilleure connaissance client.
3. Automatisation des campagnes marketing (Secteur : Marketing)
Problème : La planification et le suivi des campagnes marketing mobilisent beaucoup de ressources, entre la création de contenu, la gestion des réseaux sociaux et l’analyse des résultats.Solution ChatGPT :
Création d’un calendrier de campagne avec des tâches spécifiques pour chaque phase (rédaction, design, publication, reporting).
Rédaction automatique des contenus (articles, publications sur les réseaux sociaux, e-mails) en fonction d’une ligne éditoriale prédéfinie.
Suivi des performances via des KPI intégrés dans les tâches (clics, engagement, conversions).Impact attendu : Gains de temps sur la création et le suivi, permettant aux équipes de se concentrer sur la stratégie et l’innovation.
4. Rédaction et validation de documents juridiques ou administratifs
Problème : La rédaction de contrats, de documents administratifs ou de rapports nécessite précision et répétition, mais elle est souvent fastidieuse.Solution ChatGPT :
Préparation de modèles standardisés adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Assistance dans la personnalisation des documents selon le contexte (intégration des données spécifiques des clients ou des partenaires).
Validation automatique de certaines sections en s’appuyant sur des règles ou des directives internes prédéfinies.Impact attendu : Accélération du processus de rédaction tout en réduisant les risques d’erreurs ou d’oublis.
5. Coordination des équipes sur des projets complexes
Problème : Les chefs de projet passent beaucoup de temps à répartir les tâches, suivre les avancements et relancer les collaborateurs. Les informations importantes peuvent se perdre dans des échanges multiples.Solution ChatGPT :
Création d’un tableau de bord de projet, où toutes les sous-tâches sont définies, attribuées et suivies.
Suivi automatique des dates d’échéance et envoi de rappels personnalisés.
Rédaction de rapports d’avancement basés sur les statuts des tâches mises à jour par les collaborateurs.Impact attendu : Une gestion plus fluide et centralisée des projets, permettant de respecter les délais et d’améliorer la coordination interservices.
Étape 2 : Former les collaborateurs
Adopter une nouvelle technologie, aussi puissante soit-elle, n’aura d’impact que si vos équipes savent l’utiliser correctement. La formation est donc une étape incontournable.
Objectifs de la formation :
Apprendre aux collaborateurs à structurer leurs demandes pour maximiser la pertinence des réponses de ChatGPT.
Former des référents internes capables de créer des workflows adaptés aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Prévenir les erreurs courantes, comme la mauvaise interprétation des résultats ou une utilisation inadéquate des données sensibles.
Méthodes de formation recommandées :
Ateliers pratiques : Organisez des sessions en petits groupes pour montrer comment configurer et utiliser les tâches. Ces ateliers peuvent être adaptés aux différents départements (RH, marketing, finance).
Documentation interne : Créez un guide pratique sur les fonctionnalités de ChatGPT, y compris des exemples concrets et des cas d’usage propres à votre entreprise.
Formation continue : Étant donné que les outils IA évoluent constamment, il est important de proposer une mise à jour régulière des compétences des équipes.
Exemple concret : Un service marketing pourrait bénéficier d’une formation spécifique sur l’utilisation des tâches pour planifier une campagne publicitaire, attribuer des sous-tâches (création de contenu, gestion des réseaux sociaux, analyse des KPI) et centraliser les résultats.
Étape 3 : Mesurer l’impact et adapté les cas d’usage
Une fois les tâches mises en place, il est essentiel de mesurer leur efficacité et d’ajuster leur utilisation au besoin. L’adoption d’une nouvelle technologie n’est jamais parfaite dès le premier jour, et il faut souvent affiner les processus pour maximiser leur impact.
Comment mesurer l’impact ?
Analyse des KPI : Identifiez des indicateurs spécifiques à suivre, comme le gain de temps, l’augmentation de la productivité ou la réduction des erreurs. Par exemple, si ChatGPT est utilisé pour rédiger des rapports hebdomadaires, mesurez le temps économisé par rapport à une rédaction manuelle.
Feedback des équipes : Organisez des points réguliers avec les utilisateurs pour comprendre leurs retours et identifier les points bloquants ou les opportunités d’amélioration.
Itération des workflows : Ajustez les tâches créées en fonction des retours et des résultats. ChatGPT étant très flexible, il est facile de modifier les configurations pour mieux répondre aux besoins.
Exemple concret : Une entreprise qui utilise ChatGPT pour gérer les relations clients pourrait constater, après un mois d’utilisation, que certains scénarios de réponse manquent de nuance. Sur la base des retours du service client, elle pourrait affiner les consignes données à l’outil pour rendre les échanges plus personnalisés.
Alors, prêt à confier une partie de votre charge mentale à ChatGPT ? À vous de jouer.
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